STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Banyak yang bertanya apa sebenarnya perbedaan acuan kerja, dasar kerja dengan SOP ini. Itu semua bisa dibilang memiliki fungsi dan peran yang sama yaitu sebagai dasar informasi dalam suatu pekerjaan. Berikut ini kami berikan Definisi dan pengertian Standar Operasional Prosedur SOP :
- SOP adalah satu set instruksi tertulis yang merupakan dokumen suatu aktivitas yang selalu berulang atau rutin.
- SOP menguraikan kedua unsur operasional administratif dan teknis dari suatu organisasi yang biasanya diatur oleh Quality Assurance.
- SOP harus diorganisir untuk bisa dipastikan mudah dan efisiens dalam penggunaan dan dikembangkan sesuai dengan kekhasan organisasi.
- Tidak ada format SOP yang sangat pas dengan organisasi, pengaturan secara internal akan berbeda menurut masing-masing organisasi dan dengan jenis SOP yang akan dikembangkan.
SOP sendiri harus ditulis dengan cukup
detil sedemikian rupa sehingga seseorang dengan pemahaman yang sangat
dasar dari suatu bidang, dapat dengan sukses/mudah melakukan aktivitas
atau melakukan prosedur/langkah ketika tanpa supervisi.
Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan
waktu baca (misalnya operator perlu melihat Standar Operasional Prosedur
(SOP) tersebut sambil mengerjakan tugasnya), maka Contoh Standar
Operasional Prosedur (SOP) dapat dibuat dengan salah satu cara dibawah
ini :
- Dengan bagan alir (flow chart)
- Dengan gambar, foto atau diagram grafis.
- Dengan Checklist
- Dengan Video
Kalau dengan tulisan, usahakan agar
dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat, penulisan dengan ruang
kosong antar paragraf, setiap langkah diberi nomor. Kalau Instruksi
Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja, maka tulisan sebaiknya
dibuat agar besar.
Keuntungan menggunakan Standar Operasional Prosedur(SOP perusahaan.
Pengembangan dan penggunaan SOP adalah
suatu bagian integral dari suatu sistem mutu. Hal tsb menyediakan
individu dengan informasi untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan baik
dan memudahkan untuk konsistensi mutu dan integritas produk atau sebuah
hasil akhir melalui implementasi yang konsisten dari suatu prosedur
atau proses di dalam organisasi. Pengembangan dan penggunaan SOP adalah
suatu bagian integral dari suatu sistem mutu. Hal tsb menyediakan
individu dengan informasi untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan baik
dan memudahkan untuk konsistensi mutu dan integritas produk atau sebuah
hasil akhir melalui implementasi yang konsisten dari suatu prosedur
atau proses di dalam organisasi.
SOP dapat juga digunakan sebagai bagian dari suatu program pelatihan
pegawai, karena mereka perlu menyediakan instruksi pekerjaan yang
terperinci. Ketika data historis diperlukan segera, maka SOP dapat
bermanfaat untuk merekonstruksi aktivitas proyek. Atau sering juga, SOP
digunakan sebagai ceklis oleh pemeriksa prosedur manakala auditing.
keuntungan-keuntungan suatu SOP adalah dapat mengurangi effort
pekerjaan, juga meningkatakan comparablity, credibility, dan legal
defensibility data.Mengenai Penyusunan Teknik Penulisan Standar Operasional Prosedur, SOP harus ditulis oleh seseorang yang banyak mengetahui aktivitas dan struktur internal organisasi. Individu tersebut sangat utama sebagai tenaga ahli yang benar-benar melaksanakan pekerjaan atau menggunakan proses yang akan diSOPkan. Dalam Suatu Tim kerja juga dapat dilakukan sebagai pendekatan, terutama untuk multi-tasked proces di mana pengalaman dari sejumlah individu diperlukan.
CONTOH SOP...
Sesuai dengan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik bahwa setiap Badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi public secara cepat, tepat, waktu, biaya ringan dan sederhana
Untuk melaksanakan pelayanan informasi pada badan pubilk dibutuhkan wadah pelayanan yang konsisten dan bertanggungjawab dengan nama PPID yaitu Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Selanjutnya dalam memenuhi tugas pelayanan kepada masyarakat/ public poerlu adanya Standart Operasional Pelayanan Informasi (SOP), dengan harapan implementasi UU KIP dapat berjalan secara efektif, efisien dan tepat waktu serta dapat dipertanggungjawabkan.
B.Landasan Hukum
1.Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
2.Undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
3.Perda Provinsi Jawa Timur No. 11 Tahun 2005 tentang Pelayanan Publik di Provinsi Jawa Timur
4.Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur
5.Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 65 Tahun 2012 tentang Perubahan Pergub. Nomor 55 Tahun 2011
6.Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standart Layanan Informasi Publik
7.Surat Keputusan Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur No. 188.4/103.02/2012, tanggal 2 Januari 2012 tentang PPID Pembantu Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur
C.Maksud dan Tujuan
1.Maksud
•Pedoman ini sebagai dasar acuan kerja tentang ruang lingkup, tanggungjawab dan wewenang tugas PPID dalam memenuhi dan menyediakan informasi berdasarkan ketentuan Undang-Undang
2.Tujuan
•Memberikan standart bagi petugas PPID dalam melaksanakan pelayanan informasi publik
•Mewujudkan implementasi Undang undang KIP secara efektif dan berkualitas
II.HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Merupakan pemberian pelayanan kepada pemohon informasi public secara ramah, cepat, tepat waktu dan sederhana, serta biaya ringan
III.AZAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Penyelenggaraan pelayanan dengan azas secara transparan, efektif dan efisien serta akuntable
IV.LINGKUP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pelayanan informasi public yang dilaksanakan oleh PPID Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur berkisar berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan data tentang pendidikan
V.STANDART OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Dalam penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan yang berkaitan dengan system pelayanan, waktu kerja, mekanisme, prosedur, jangka waktu penyelesaian, biaya/tariff, konsultasi dan laporan serta jenis keberatan atas pemberian informasi.
1.Sistem Pelayanan
a.Front Office
Melayani secara langsung baik melalui tatap muka maupun lewat media lainnya (surat, telepon/fax, e-mail, website, facebook dan BlackBerry Messanger)
b.Back Office
Dilakukan pelayanan tindak lanjut pemohon oleh Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi, Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi, serta Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi
2.Waktu Kerja Pelayanan Informasi
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID Pembantu menetapkan waktu pelayanan pada hari kerja mulai Senin sampai dengan Jum’at sebagai berikut :
Senin s.d Kamis : Pukul 09.00-15.00 WIB
Istirahat : Pukul 12.00-13.00 WIB
Jum’at : Pukul 09.00-14.00 WIB
Istirahat : Pukul 11.00-13.00 WIB
3.Mekanisme Permohonan Informasi Publik
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi publik, PPID melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik :
a.Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut :
1)Pemohon Informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan identitas fotocopy KTP pemohon dan identitas lembaga
2)Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik
3)Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik
4)Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku
5)Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik kepada pengguna informasi publik
b.Layanan informasi melalui baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa timur dan media cetak yang tersedia
4.Jangka Waktu Penyelesaian
a.Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
b.Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak
c.Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan
d.Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP
5.Biaya/ Tarif
PPID dalam melayani dan menyediakan informasi public dilaksanakan secara gratis (tanpa dipungut biaya), namun untuk penggandaan/ perekaman, pemohon/ pengguna infomasi harus mengganti biaya penggandaan data tersebut
6.Konsultasi dan Laporan
Dalam melayani kebutuhan data dan informasi yang diminta oleh pemohon informasi, maka petugas PPID sebelum memberikan kepada pemohon informasi agar dikonsultasikan terlebih dahulu jawabannya kepada Ketua PPID, karena persetujuan tersebut untuk menunjukkan keabsahan jawaban yang diberikan.
Untuk keperluan laporan rutin PPID Pembantu kepada PPID Provinsi dilakukan setiap bulan selaku Atasan PPID Pembantu yang memuat : permintaan informasi public yang sudah dipenuhi, tindak lanjut, belum terpenuhi/ dalam proses, maupun penolakan permintaan informasi public disertai alasan penolakan
7.Jenis Keberatan Pemohon Atas Pemberian Informasi Publik
Setiap pemohon informasi dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan PPID berdasarkan :
a.Penolakan atas permintaan informasi, karena alasan pengecualian pada pasal 17 UU No. 14/2008
b.Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dalam pasal 9
c.Tidak ditanggapinya permintaan informasi
d.Permintaan informasi ditanggapi tetapi tidak sebagaimana diminta
e.Tidak dipenuhinya permintaan informasi
f.Pengenaan biaya yang tidak wajar
g. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam Undang-undang
VI.KEDUDUKAN PPID PEMBANTU
a.Ketua PPID Pembantu adalah Sekretaris Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur
b.AtasaN langsung ketua PPID Pembantu adalah Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur
c.PPID Pembantu ditetapkan oleh Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur
VII.TUGAS DAN FUNGSI PPID PEMBANTU
1.Tugas
Yaitu mengelola dan melayani informasi publik serta dokumentasi disatuan kerja
2.Fungsi
a.Pengidentifikasian dan pengumpulan Data dan Informasi Publik di SKPD
b.Pengolahan, penataan dan penyimpanan data dan atau informasi public yang diperoleh di Satuan Kerjanya
c.Penyeleksian dan Pengujian data dan Informasi public yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk public dan ditetapkan oleh pejabat yang berwenang
d.Pengujian asesibilitas atas suatu informasi publik
e.Penyelesaian sengketa pelayanan informasi
f.Pelaksanaan koordinasi dengan PPID Provinsi dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi
VIII.PENGUMPULAN INFORMASI
Dalam Penyediaan informasi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tahapan sebagai berikut :
1.Mengenali tugas pokok fungsi satuan kerjanya
2.Mendata kegiatan yang (telah, sedang dan akan) dilaksanakan oleh Satuan Kerja
3.Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan (sumber dari pejabat, arsip dsb)
4.Membuat daftar jenis – jenis informasi dan dokumen
IX.PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI
Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi 2 (dua) kelompok yaitu :
Informasi yang wajib dan informasi yang dikecualikan dengan penjelasan sebagai berikut :
1.Informasi yang wajib
a.Disediakan dan diumumkan secara berkala
1)Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan, kedudukan, tugas dan ungsi, program kerja dan sebagainya
2)Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur, Laporan Akuntabilitas kinerja, dan sebagainya
3)Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan realisasi anggaran, laporan pendapatan daerah, laporan pertanggungjawaban keuangan dan sebagainya
4)Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan
5)Informasi yang lebih detil atas permintaan
b.Diumumkan secara serta merta
1)Informasi mengenai bencana alam, seperti daerah potensi tsunami, gunung meletus, tanah longsor, banjir dan sebagainya
2)Informasi mengenai limbah berbahaya, seperti laporan hasil pemeriksaan limbah bahan kimia yang berada di sungai, laut atau daerah pemukiman
3)Informasi mengenai kebocoran reactor nuklir, seperti penggunaan reactor nuklir untuk pembangkit tenaga listrik
4)Informasi mengenai penggusuran lahan, seperti penggusuran lahan untuk kepentingan umum
5)Hal lain yang mengancam hajat hidup orang banyak
c.Tersedia Setiap Saat
1)Daftar seluruh informasi public yang berada dibawah penguasaan Pemerintah Provinsi Jawa Timur, tidak termasuk informasi yang dikecualikan
2)Hasil Keputusan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dan Latar Belakang pertimbangannya
3)Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya dapat dilihat dan/atau dibaca di SKPD
4)Rencana kerja program/kegiatan, termasuk perkiraan pengeluaran tahunan pemerintah Provinsi Jawa Timur dapat dilihat dan/atau dibaca di SKPD
5)Perjanjian Pemerintah Provinsi Jawa Timur dengan pihak ketiga
6)Informasi dan Kebijakan yang disampaikan Pejabat Pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam pertemuan yang terbuka untuk umum
7)Prosedur kerja pegawai Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat dan/atau ;
8)Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
2.Informasi Yang Dikecualikan
a.Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 pasal 17 dan 18
b.Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan :
1)Ketat, artinya untuk mengkategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektifitas
2)Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan
3)Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan public yang lebih besar menghendakinya
c.Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka
d.Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode sebagaimana tersebut pada poin c dilengkapi dengan uji kepentingan public yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik’
e.Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, social budaya, dan pertahanan keamanan
f.Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 1) dan 2) tersebut diatas, diajukan oleh SKPD yang memeiliki kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi.
g.Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka 3) dilakukan melalui rapat pimpinan
X.PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI
Dalam pelaksanaan pelayanan informasi, manakala terjadi sengketa informasi karena tidak terpenuhinya dari pemohon, maka ada mekanisme yang perlu diperhatikan yaitu :
1.Apabila PPID Pembantu akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sbb :
•PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan ditolak
•PPID mengadakan rapat koordinasi dengan anggota Tim paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima
•Hasil Keputusan rapat dituangkan dalam berita acara yang ditanda tangani oleh seluruh peserta rapat
•Hasil Keputusan rapat didokumentasikan secara baik
2.Apabila PPID Pembantu akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon informasi publik secara tertulis, maka dilakukan sbb :
•PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon atau pengguna informasi
•PPID mengadakan rapat koordinasi dengan anggota Tim paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima
•Hasil keputusan rapat dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat
•Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik
3.Penyelesaian sengketa
•PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi
•PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada atasan PPID
•Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA maka PPID melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi
Demikian standart operasional prosedur yang telah dibuat untuk pedoman dan acuan kerja ini dapat membantu Tim PPID Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur dalam rangka memenuhi pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008.
Ditetapkan : di Surabaya
Tanggal : 20 April 2012
KETUA PPID
DINAS PENDIDIKAN PROV. JATIM
SUCIPTO, SH, M.Si
Pembina Tingkat I
NIP. 19621512 199203 1 00
Tidak ada komentar:
Posting Komentar